Informacja RODO

Informacja RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej

I. Administrator danych

Fundacja Przyjaciół Sztuk AUREA PORTA z siedzibą w Konstancinie-Jeziornie, przy ul. Bielawa 154 a, 05-520 Konstancin-Jeziorna, NIP 1230946690, REGON 017352237 wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego Stowarzyszeń pod numerem KRS 0000036254 jest administratorem danych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznych. Z administratorem można kontaktować się:

  1. pod adresem korespondencyjnym: ul. Marszałkowska 55/73 lok. 1a, 00-676 Warszawa,
  2. pod adresem poczty elektronicznej: aureaporta.fundacja@gmail.com

II Cele i czas przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

  1. Umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami.
  2. Dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami.
  3. Przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków.
  4. Ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Korespondencję przechowujemy przez rok, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 6 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.

III Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w korespondencji e-mailowej jest:

  1. Prawnie uzasadniony interes administratora danych oraz nadawców wiadomości elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – wobec korespondencji incydentalnej, polegający na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem.
  2. Niezbędność do realizacji umowy zawartej z naszymi klientami lub kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy.
  3. Dobrowolnie wyrażona zgoda – jeżeli w przysłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii. Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez nas danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem jej przetwarzania przed jej cofnięciem.
  4. Dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające – jeżeli nadawca wiadomości poprosi o udzielenie informacji dotyczących marki administratora, jego produktów lub usług, odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierać żądane przez nadawcę informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę na przesłanie nadawcy przez administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia informacji (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną); wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, bez podania przyczyny, lecz informacje handlowe wysłane po wysłaniu zapytania o nie, a przed cofnięciem zgody, będą wysłane zgodnie z prawem; cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi na zadane pytanie.
  5. Prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

IV Odbiorcy danych osobowych zawartych w korespondencji

  1. Administrator może ujawniać treść korespondencji wyłącznie w celu dochodzenia swoich roszczeń w ramach postępowania oraz podmiotom współpracującym z administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych, obsługi administracyjnej.
  2. Administrator nie planuje przekazywać danych osobowych do państw trzecich (tj. państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Lichtenstein i Islandię) oraz do organizacji międzynarodowych.
  3. Dane osobowe zawarte w korespondencji nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

V Prawa osób, których dane osobowe dotyczą

Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z RODO i innych przepisów prawa, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

  1. dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jego dane osobowe. (art. 15 RODO);
  2. do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu (art. 15 ust 3 RODO);
  3. do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
  4. do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych (art. 17 RODO);
  5. do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO);
  6. do przenoszenia danych – (art. 20 RODO);
  7. do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych (art. 21 RODO).

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

VI Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

  1.  listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
  2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępna na stronie: www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
  3. telefonicznie: (22) 531 03 00.

VII Akty prawne przywołane w klauzuli

  1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1);
  2. art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2019 poz. 123);
  3. art. 118 i n. ustawy z 23 kwietnia 1964 – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145).
Categories: Uncategorized
Share: